Immobilien-Management ist ohne die Einbeziehung aktueller Technologien und deren professioneller Nutzung heute nicht mehr realisierbar. Doch was passt? Drei Versuche unten, drei oben. Und kein Treffer? Kein seltenes Szenario. "Aber unnötig, wenn professionelle Selektion betrieben wird," meint Thomas Remmert, Mannschaftsführer im Vertrieb der Gelsenkirchener GiT. Die gehört zu den Top-Teams im Bereich der Immobilien-Software und versorgt offensive Branchen-Stürmer gerne mit einem Steilpass namens INTEGRA. INTEGRA Immobilienmanagement ist eine unter vielen Branchen-Lösungen, aber eine der wenigen, die (vor allem modular und daher leicht skalierbar) jedes Segment professionell bedient - prall aufgepumpt als Komplettlösung oder eben schlank mit etwas weniger Luft. Ob INTEGRA eine Verstärkung für Ihr Team sein könnte und wie man bei der Software-Sichtung erfolgreich ist, lesen Sie hier.

 

 

Antworten liefern Anbieter von jenen Software-Lösungen, die die Stärken jedes einzelnen Betreibers fördern, sich modular in das bestehende Nutzerprofil integrieren lassen und dabei flexibel und portabel mit geplanten und potenziellen Änderungen mitwachsen können. Thomas Remmert vom Gelsenkirchener Software-Hersteller GiT, der mit dem Produkt INTEGRA Immobilienmanagement eine der wenigen Komplettlösungen für das professionelle Immobilienmanagement vertreibt, nennt folgende Fragen als entscheidend bei der Software-Evaluation:

 

 

 

Neben Fragen nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis oder den möglichen Folgekosten muss eine Beurteilung der a) typischen systemtechnischen Anforderungen einerseits und b) funktionalen Anforderungen andererseits erfolgen.

 

 

Center-Manager, Haus- und Wohnungsverwalter, WEG- und SEV-Verwalter, kommunale Verwalter, Fonds- oder Liegenschaftsmanager, Stiftungsverwalter und Projektentwickler legen bei den Features Wert auf unterschiedliche Details, die sich aus den Besonderheiten des jeweiligen Geschäftsfeldes und der Kompatibilität zu aktueller wie angestrebter Positionierung ergeben.

 

 

Einheitlich für alle Geschäftsfelder gibt es Basis-Funktionalitäten, die in allen Bereichen des Immobilienmanagements mehr oder weniger Standard sein dürften, u. a.:

 

Natürlich spielen auch gesetzliche Anforderungen und die Qualität der begleitenden IT-Services des Anbieters eine Rolle, denn die Implementierung einer professionellen Immobilien-Lösung umfasst mehr als nur die Software-Installation:

 

Ungeachtet der individuellen Anforderungen von Immobilien-Unternehmen an eine neue Software spielen der bisherige Umgang und die Erfahrung mit IT eine besondere Rolle für die Kommunikation mit Anbietern.

 

Folgende Szenarien sind möglich:

 

Die nahe liegende Annahme, ein Unternehmen mit wenig ausgeprägter IT-Infrastruktur ließe sich von dem Anbieter, für dessen Software es sich entschieden hat, leichter führen, stimmt so allerdings nicht. „Für uns spielt es keine Rolle, ob wir eine Alt-Lösung, die an ihre Grenzen gestoßen oder deren Entwicklungszyklus abgelaufen ist, migrieren oder INTEGRA ohne Altlasten implementieren“, sagt GiT-Vertriebsexoerte Remmert. „Da die meisten unserer Kunden bereits auf Erfahrung mit Produkten von Wettbewerbern blicken können, kennen sie die möglichen Barrieren. Wenn sie dann sehen, wie einfach sich INTEGRA mit seinen offenen Schnittstellen auch in laufende Betriebsprozesse integrieren lässt, sind sie positiv überrascht“

 

 

Kauf und Implementierung einer neuen Software ist ein mehrstufiger Vorgang, bei dem – je nach Wissenstand über die Funktionalitäten – auch während des Prozesses ständig neue Erwartungen formuliert werden. Bei allen Systementscheidungen ist es mehr als wichtig, dass innovative Schritte keine Einzelentscheidungen sind, sondern möglichst in einem Team getroffen werden – um die Transparenz der neuen Software zu erhöhen und die Schwellenangst bei allen Beteiligten zu senken.

 

Je nach Größe, Rechtsform und Positionierung eines Unternehmens gehören zu den potenziellen Entscheidern:

 

 

Je mehr Beteiligte aus verschiedenen Ebenen an der Entscheidung beteiligt sind, umso breiter wird das Anforderungsprofil und umso exakter müssen auch die erwarteten Features beschrieben werden. Dass hierbei Stellung, Image, Bildungsstand und sprachliche Fähigkeiten im Meinungsbildungsprozess der Gruppe und in der Kommunikation mit potenziellen Anbietern eine große Rolle spielen, ist selbstverständlich.

 

 

 

Bei diesen Evaluationsprozessen sollte immer Priorität sein, Schwachstellen und Unsicherheiten mithilfe von Kollegen, Anbietern und Dritten zu minimieren. Spätestens zum Beratungsgespräch vom Software-Hersteller sollten Entscheidungen über Anforderung, Kosten- und Zeitrahmen der Implementierung gefallen sein, damit die Erörterung notwendiger Detailfragen nicht auf Kosten unüberschaubarer Rahmenbedingungen geht. Dass aber nicht jede Entscheidung auf diesen rationalen Prozessen beruht, weiß Thomas Remmert: „Auf der Zielgeraden einer Kunden-Evaluation lagen wir gegenüber dem Wettbewerber im Hintertreffen. Als die Entscheider aber während einer Messe einem unserer Neukunden begegneten, der über unsere Beratungskompetenz, die Funktionalitäten von INTEGRA und die Geschwindigkeit der Implementierung berichteten konnte und ihnen die Vorteile gleich im eigenen Unternehmen darlegte, wurde deren Evaluation schließlich doch zu unseren Gunsten entschieden.“

 

Fazit: Berücksichtigen Sie bei der Wahl ihres potentiellen Software-Anbieters neben seiner ausgewiesenen Expertise auch entscheidende ‚weiche’ Fragen wie „Versteht der Anbieter mein Geschäft und meine Ausgangslage?“ oder „Fühle ich mich insgesamt gut aufgehoben?“, werden Sie in der anschließenden Geschäftsbeziehung vermutlich kaum mehr Überraschungen erleben. Diese Fragen lassen sich am besten in einem persönlichen Gespräch beantworten. Denn, so Thomas Remmert von der GiT, „gute Kommunikation ist der Schlüssel für den Erfolg.“ So muss noch nicht einmal die gemeinsame Muttersprache – wie im Falle der GiT und ihrem österreichischen Kunden m2 – automatisch eine problemlose Kommunikation garantieren. „In diesem Fall war eine intensive Abstimmung nötig, da zahlreiche Bezeichnungen in Deutschland und Österreich stark voneinander abweichen. Alle Schritte wurden tiefgehend analysiert, um schließlich zu einem individuellen und maßgeschneiderten Produkt zu gelangen. Denn am Ende will der Kunde ja nur eines: Ein neues Werkzeug, das ihn in seiner Arbeit deutlich entlastet und auf das er sich immer hundertprozentig verlassen kann.“